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ERP Systeme

Lernen Sie bei uns:
  • Was ein ERP ist
  • Wozu Sie es brauchen
  • Welche Arten es gibt
  • Welchen Nutzen Sie davon haben

ERP Systeme

Lernen Sie bei uns:
  • Was ein ERP ist
  • Wozu Sie es brauchen
  • Welche Arten es gibt
  • Welchen Nutzen Sie davon haben

Definition

Was sind ERP-Systeme und wofür steht eigentlich der Begriff „ERP“? ERP ist ein Akronym für den englischen Begriff „Enterprise Resource Planning“, also die Planung/Alokation von Unternehmensressourcen. Da es sich hierbei um einen weitläufigen Begriff handelt, sollten wir uns einmal genauer ansehen, welche Bereiche von ERP-Systemen betroffen sind.
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Enterprise Resource Planning: Wozu das Ganze?

Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen zählen zu den Kernaufgaben des Managements in Unternehmen.

Ressourcen wie Kapital, Personal und Betriebsmittel sind dabei so einzusetzen, dass ein Optimum an Wertschöpfung erzielt wird.

Damit eine gezielte Planung von Ressourcen des Unternehmens (Enterprise Resource Planning) gelingt, müssen Informationen zur wirtschaftlichen Lage und zur Verfügbarkeit von Ressourcen stets aktuell und jederzeit abrufbar sein.

Einzig ERP Systeme sind heute noch in der Lage die Komplexität moderner Unternehmen in ihrer Gesamtheit abzubilden und benötigte Informationen für Entscheidungsprozesse zeitnah bereitzustellen.

Was ist ein ERP System?

"Was halten Sie denn von SAP?" - Wer schon einmal mit einer solchen Frage konfrontiert wurde, aber nur Kauderwelsch verstanden hat, steht ganz bestimmt nicht alleine da. Wie der oben aufgeführte Graph von Google Trends zeigt, gibt es zu dem Suchbegriff "Enterprise-Resource-Planning" oder kurz "ERP" etliche Aufrufe in der wohl berühmtesten Suchmaschine der westlichen Hemisphäre.

Allerdings kommen diese Anfragen nicht nur von Informatikern, Wirtschaftsingenieuren und IT-affinen Betriebswirten, sondern auch von Fachkräften anderer Zünfte, die sich zwangsläufig mit dem Thema auseinandersetzen müssen. Dabei ist vielen Managern und Beschäftigten gar nicht klar, worum es sich eigentlich handelt. 

Deshalb erfahren Sie hier bei uns was ein ERP System ist:
 
Ein ERP System ist ein IT-gestütztes System, das aus einer Vielzahl von miteinander kommunizierenden Softwarelösungen besteht.

Dem ERP System kommt die Aufgabe zu, vorhandene Ressourcen im Unternehmen effizient zu steuern, um:

  • Geschäftsprozesse zu optimieren
  • Unternehmen rasch an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen
  • Innerorganisatorische Abläufe zu verbessern

Durch die zentrale Datenverwaltung arbeiten alle Module und Subsysteme mit derselben Datenbasis, wodurch Fehler aufgrund von Redundanzen praktisch ausgeschlossen sind.

Das war nicht immer so, denn früher waren die Datenbestände vieler Funktionsbereiche wie Vertrieb und Materialwirtschaft voneinander isoliert.

Das führte zu redundanten, also mehrfach vorhanden Datenbeständen, die meistens inkonsistent, also nicht stimmig waren.

Infolgedessen traten mit der Zeit immer mehr Fehler auf und für strategische Planungszwecke waren die Daten kaum noch zu gebrauchen.

Datenhaltung und -verwaltung

Ein ERP-System ist für die Datenhaltung und -verwaltung im Unternehmen zuständig und ermöglicht den Zugriff auf unterschiedliche Geschäftsprozesse in den einzelnen Funktionsbereichen.

Ein- bzw. Aufteilung

Das ERP-System hilft bei der Strukturierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse und ermöglicht damit die Bildung von Effizienzen im Unternehmensalltag.

Überwachung & Steuerung

Das ERP-System generiert automatisiert Kennzahlen auf Basis der eingegebenen Daten und hilft somit bei der Auswertung und Erfolgskontrolle. Zudem unterstützt das System dabei zukünftige Trends rechtzeitig zu entdecken.
Wünschen Sie eine persönliche Beratung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!
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Wofür wird ein ERP System gebraucht?

"Enterprise-Resource-Planning" oder Unternehmensressourcenplanung ist im Grunde ein betriebswirtschaftlicher Begriff, der sich um die optimale Zuteilung und Verteilung von Ressourcen in und um das Unternehmen herum dreht.

Da Unternehmungen zunehmend komplexer werden, was die Verwendung von Ressourcen und die Aussteuerung der betriebseigenen Prozesse anbelangt, ist eine solche Aufgabe heute praktisch nur noch mit der Nutzung von digitaler Informationstechnologie möglich.

Dementsprechend meint die Mehrheit der Personen die von einem "ERP" sprechen nicht die betriebswirtschaftliche Funktion, sondern das IT-System welches eben solche Funktionen im Unternehmen ermöglicht.

Welche Ressourcen steuert so ein System denn eigentlich?
Das kommt schon sehr auf das Unternehmen darauf an. Als Daumenregel kann man sich merken, dass ein ERP immer versucht die Strukturen eines Unternehmens bestmöglich abzubilden. Dementsprechend können die Ressourcen von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren.

Ein ERP System kommt in allen Bereichen des Unternehmens zum Einsatz. Unter anderem werden folgende Funktionen abgedeckt:

Controlling
Buchhaltung
Einkauf
Marketing und Vetrieb
Materialwirtschaft
Personalwesen
Produktion und Produktionsplanung
Rechnungswesen (Finanzen)

Alle Bereiche stehen über sämtliche Unternehmensebenen und Standorte hinweg miteinander in Verbindung.

Eine zentrale Datenverarbeitung ist für ERP Systeme essenziell.

Die Integration von Anwendungen und Informationen im Unternehmen vereinfacht wesentlich die Organisation von Arbeitsabläufen.

Die Geschäftsleitung kann sich dadurch schnell einen Überblick über vorhandene Ressourcen und laufende Geschäftsprozesse verschaffen.

Die Optimierung der Informationsflüsse erhöht die Transparenz aller Prozesse im Unternehmen.

Auch die Dokumentation von Prozessen wird durch ERP erheblich vereinfacht.

Zentrale Datenverarbeitung

Durch die zentrale Datenverarbeitung kann das Unternehmen nicht nur besser Wissen internalisieren, sondern es auch einem größeren Personenkreis zur Verfügung stellen.

Organisation von Arbeitsabläufen

Durch die zentrale Funktion des ERP Systems können Arbeitsabläufe optimal organisiert werden und es entstehen weniger Prozessbrüche und mehr Effizienzen im Unternehmen.

Optimierung von Informationsflüssen

Das ERP-System unterstützt die interne Transparenz der Unternehmung und optimiert damit die Informationsflüsse zwischen den Abteilungen und den jeweiligen Hierarchiestufen.
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Welche Vorteile haben ERP Systeme für Unternehmen?

Ursprünglich kamen ERP Systeme vorwiegend in großen Industrieunternehmen zum Einsatz.

Inzwischen werden ERP Lösungen aber zunehmend auch in mittelständischen und kleineren Unternehmen genutzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren.

Einer der größten Vorteile von ERP ist eine einheitliche und zentrale Datenbasis für alle Geschäftsprozesse.

So werden beispielsweise die Stammdaten von Kunden und Artikeln genau ein einziges Mal erfasst.

Mit diesen Kundenstammdaten arbeiten dann alle Bereiche, für die diese Daten relevant sind wie etwa Vertrieb, Support und Rechnungsabteilung.

Die vereinfachte Datenerfassung, bei der die Datenpflege in nur einem System stattfindet, sowie die Integration von Prozessen bedeuten für die Organisation von Arbeitsabläufen eine erhebliche Erleichterung.

Nicht nur der administrative Aufwand für die Datenpflege reduziert sich spürbar, sondern auch der Zeitaufwand für die Klärung von Missverständnissen, die durch mehrfach vorhandene Datensätze mit unterschiedlichen Angaben entstehen können.

Früher waren Systeme wie Auftragsverwaltung und Buchhaltung voneinander getrennt.

Um Daten zwischen diesen beiden Systemen auszutauschen, mussten spezielle Schnittstellen entwickelt und gepflegt werden.

Auf diese Weise entstanden mit der Zeit multiple Schnittstellen, um Daten zwischen verschiedenen Subsystemen auszutauschen.

Es entstanden Entwicklerteams, die ausschließlich mit der Programmierung und Anpassung von Schnittstellen zwischen den verschiedenen Teilsystemen beschäftigt waren.

Da in einem ERP System jedoch alle Module integriert sind, bedarf es solcher Schnittstellen zum Zwecke des Datenaustauschs nicht mehr.

Der neben der Vereinfachung administrativer Prozesse vielleicht größte Vorteil eines ERP Systems ergibt sich im Berichts- und Planungswesen.

Die Reportfunktionen sind nicht jeweils auf ein einzelnes Modul beschränkt, sondern arbeiten modulübergreifend.

Ganz im Gegensatz zu früher, als man für die Auswertung von Unternehmensbereichen Daten aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen musste.

Durch die enge Verzahnung aller Module lassen sich rasch Auswertungen über das gesamte Unternehmen erstellen.

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Transparenz

Mit Hilfe eines ERP-Systems wird eine hohe Transparenz geschaffen, die es nicht nur Managern, sondern auch diversen anderen Mitarbeitern des Unternehmen ermöglicht, effektive Maßnahmen abzuleiten.

Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen wächst, wächst das ERP einfach mit. Durch die Skalierbarkeit der Software wird das organische Wachstum des Unternehmens optimal unterstützt.

Effizienz

Das ERP-System hilft nicht nur Zeit zu sparen, sondern sorgt auch für einen geringeren Verwaltungsaufwand. Dementsprechend lässt sich mit einer ERP-Integration die Effizienz des Unternehmens steigern.
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Welche Herausforderungen stellt die Auswahl von ERP Systemen dar?

Die Einführung von ERP Systemen stellt Unternehmen vor große Herausforderungen.

Das beginnt schon bei der Auswahl:

Aktuell gibt es rund 300 verschiedene Standardlösungen für ERP am Markt.

Hinzu kommt noch eine Fülle an branchenspezifischen Lösungen und Erweiterungen, was die Entscheidung zusätzlich erschwert.

Damit Datenintegration und Prozessoptimierung gelingen und ein Unternehmen vollumfänglich von den Vorteilen eines ERP Systems profitieren kann, kommt dem Auswahlprozess eine entscheidende Rolle zu.

Beim Auswahlverfahren ist darauf zu achten, dass Daten aus bestehenden Systemen übernommen werden können und das ERP System erweiterbar ist.

Natürlich sollte die Lösung auch auf dem neuesten technischen Stand sein.

Wie bei allen Einführungen steht zu Beginn die Anforderungsanalyse.

Sie sollte auf einem breiten Fundament stehen, was bedeutet, dass alle Abteilungen und Ebenen einbezogen werden müssen.

Die Ergebnisse mit der Gesamtheit der Anforderungen werden dann in einem Lastenheft festgehalten.

Darin sind vor allem mögliche Abweichungen gegenüber Standardprozessen genau zu beschreiben.

Diese können sich beispielsweise aufgrund branchenspezifischer Besonderheiten ergeben.

Der Anbieter, für den sich das Unternehmen entschieden hat, präsentiert daraufhin seine Lösung unter Berücksichtigung der Anforderungen, die eventuell vorab kommuniziert wurden.

Bei Präsentationen und in Meetings werden die offenen Fragen geklärt, damit der Anbieter einen konkreten Lösungsvorschlag erarbeiten kann.

Die Umsetzungsdetails der anvisierten Lösung werden in einem für den Anbieter verbindlichen Pflichtenheft niedergeschrieben.

Und welches ERP ist jetzt das "Richtige"?

Bei einem ERP handelt es sich also um eine Softwarelösung, die entweder auf einem Großrechner oder Server installiert wurde, oder aber eine cloudbasierte Variante die über einen Browser bedient werden kann.

Letzteres wird auch oft als SaaS oder "Software-as-a-Service"-Lösung bezeichnet.

Damit klärt sich aber noch lange nicht, welches ERP das richtige System für das eigene Unternehmen ist.

Um das richtige ERP-System zu finden, raten wir unseren Kunden dazu sich über folgende drei Stellschrauben Gedanken zu machen:
  • Welcher Industrie/Branche gehören wir an?
  • Wieviele Angestellte brauchen einen Zugang zum ERP?
  • Welche Prozesse soll das ERP digital abbilden?
Sie fragen sich jetzt vielleicht: "Wieso ist es relevant in welcher Branche wir tätig sind?".

Ganz einfach, dadurch dass Branchen teilweise sehr unterschiedliche Unternehmensprozesse haben, gibt es einige Speziallösungen die explizit auf die Bedürfnisse von Unternehmen in den jeweiligen Branchen zugeschnitten sind.

Die zweite Frage ist ebenso simpel wie aussagekräftig - da so gut wie alle ERP-Anbieter ihre Nutzungslizenz per Nutzer kalkulieren, steigern sich die Kosten der Implementierung mit der Anzahl der Mitarbeiter die einen Zugang zum System brauchen.

Dementsprechend müssen sich Unternehmen im Vorfeld Gedanken machen, wer einen Zugang zum System benötigt um die initialen Investitionskosten bestmöglich abschätzen zu können.

Die letzte Frage klärt ab, ob das ERP in seiner Standardausführung schon sehr gut das Unternehmen abbilden kann, oder ob zusätzliche Individualisierungen erforderlich sind.

Individualisierungen von ERPs sind die Königsdisziplin im Implementierungsprozess, da ein ERP-System im besten Fall so gut an ein Unternehmen angepasst werden sollte, wie ein Maßanzug vom Schneider beim Menschen.

Wenn Sie sich jetzt immernoch fragen, welche ERP-Systeme es auf dem Markt gibt, dann finden Sie bei uns hier mehr Informationen.

Industrie

Die Industriezugehörigkeit ist bei der ERP-Wahl entscheidend. Viele Industrien haben eigene ERP-Software, die in besondere Weise die Anforderungen der zugehörigen Unternehmen berücksichtigt.

Lizenzanzahl

Wieviele Personen brauchen Zugang zu der Software? ERP-Lösungen werden in der Regel mit Platzlizenzen verkauft - das heisst, je mehr Mitarbeiter das System nutzen, desto kostenintensiver die Anschaffung und der laufende Betrieb.

Individuallösungen

Welche Unternehmensprozesse können nicht mit Standardsoftware abgebildet werden? Unternehmen sollten mit Bedacht entscheiden, welche Lösungen individualisiert programmiert werden müssen.
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Worauf bei der Implementierung eines ERP Systems zu achten ist

Wenn die Entscheidung für einen Anbieter endgültig gefallen ist, muss das ERP System implementiert werden.

Diese Phase kann sich – je nach Projektumfang und System – von einigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten erstrecken.

Je besser alle Beteiligten in Entscheidungsprozesse einbezogen und in Workshops darauf vorbereitet wurden, desto reibungsloser verläuft in der Regel die Implementierung des ERP Systems.

Diese besteht aus einer Reihe von Projektschritten, die die Datenübernahme aus den alten Systemen, Schulungen und schließlich die endgültige Abnahme umfassen.

Da meistens das Tagesgeschäft nicht unterbrochen werden kann, verlaufen manche Projektschritte nicht immer ganz reibungsfrei.

In einem Übergangszeitraum entsteht eine Art Parallelbetrieb zwischen den Systemen.

Daten müssen dann sowohl im bisherigen System als auch im neuen ERP System gepflegt werden.

Das kann zu Fehlern und Inkonsistenzen im Datenbestand führen.

Es sollten deshalb Vorkehrungen getroffen werden, die Fehlerquote in dieser kritischen Übergangsphase so niedrig wie möglich zu halten.

Alle mit dem ERP System arbeitenden Mitarbeiter sind entsprechend ihren Zuständigkeiten umfassend zu schulen.

Dem Anbieter obliegt es, den künftigen Nutzern ein vertieftes Verständnis des ERP Systems zu vermitteln.

Oftmals tun sich die Nutzer schwer, wenn sie sich im neuen ERP System erst durch etliche Masken durchhangeln müssen, bevor sie Daten einpflegen können.

Das drückt auf die Motivation und zieht Fehler nach sich.

Wenn die Nutzer hingegen ein tieferes Verständnis von der Logik der Benutzerführung bekommen, lassen sich diese anfänglichen Startschwierigkeiten oftmals vermeiden.

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Umfang der Implementierung

Eine weitreichende Entscheidung: Soll das ERP-System nur für einzelne Abteilungen implementiert werden, oder soll es alle Abteilungen des Unternehmens umspannen?

Beratung

Ein erfahrenes ERP-Beratungsunternehmen sollte den Unternehmensbedarf genau analysieren und entscheiden, welche Standardmodule verwendet werden können und an welchen Stellen Individuallösungen erforderlich sind.

Individualisierung

Individuallösungen sind wie das Salz in der Suppe. Gerade durch solche Leistungen lassen sich große Effizienzgewinne im Unternehmen verbuchen.
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Welche Nutzungsmodelle gibt es bei ERP Systemen?

Bei ERP Systemen unterscheidet man drei Nutzungsmodelle:

  • On premise
  • On demand (cloudbasiert)
  • Hybrid

Bei „on premise“ handelt es sich um ein lizenzbasiertes Nutzungsmodell.

Die Software läuft hier im eigenen Rechenzentrum und ist an die Hardware gebunden.

Über einen Dienstleistungsvertrag wartet der Anbieter das ERP System seines Kunden und versorgt es mit Updates.

Beim cloudbasierten Nutzungsmodell zahlt das nutzende Unternehmen keine Lizenzkosten, sondern mietet das ERP System in der Cloud „on demand“.

Da bedeutet: Es wird nur für das gezahlt, was tatsächlich genutzt wird.

Der Zugriff erfolgt über das Internet.

Das Unternehmen muss bei diesem Modell keine eigenen Server betreiben und kann sich voll auf sein Tagesgeschäft konzentrieren.

Das hybride Nutzungsmodell ist eine Mischform aus „on premise“ und „on demand“. Hierbei werden nicht alle Prozesse in die Cloud ausgelagert.

Unternehmenskritische Anwendungen, mit denen hochsensible Daten verarbeitet werden, laufen weiter auf eigenen Servern im Rahmen einer privaten Cloud.

On Premise

Eine on-premise ERP Lösung wird lokal gehostet und somit im Unternehmen bertrieben. Vorteile sind eine umfassende Kontrolle und die Möglichkeit, das System gegen Attacken aus dem Internet abzuschirmen. Allerdings werden Updates erschwert und es fallen zusätzliche Kosten für Hosting und Wartungsarbeiten an.

Cloud

Eine Cloud-Lösung ist eine zeitgemäße ERP-Variante, die sich immer größerer Beliebtheit erfreut. Unternehmen können die Lösung je nach Bedarf bestellen und nutzen, da sie bequem über das Internet genutzt werden kann. Zusätzliche Hosting- und Wartungskosten entfallen nahezu gänzlich.

Hybrid

Eine Hybrid-Lösung verbindet das beste aus zwei Welten, hat aber selbstverständlich auch ein paar Nachteile. So werden zum Beispiel weiterhin Hosting- und Wartungskosten fällig, dafür wird aber die Kontrolle einzelner Datenbanken deutlich einfacher. Das schafft zusätzliche Sicherheit, ohne dabei den kompletten Komfort einer Cloud-Lösung einzubüßen.
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Lohnt sich die Investition ein ERP System zu implementieren?

Die Komplexität heutiger Geschäftsprozesse erfordert eine integrierte Businesssoftware, die mit dem Unternehmen automatisch mitwächst und sich an verändernde Bedingungen flexibel anpasst.

Die Entscheidung eines Unternehmens ein ERP System zu implementieren, ist daher eine Entscheidung in seine Zukunftsfähigkeit.

Angesichts des hohen Wettbewerbsdrucks auf heimischen und globalen Märkten müssen Unternehmen in immer kürzeren Zeitabständen Entscheidungen treffen, um den Anschluss nicht zu verpassen.

Die relevanten Informationen müssen also schnell verfügbar sein.

Klassische Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Finanzsoftware, die auf unternehmenseigenen Servern betrieben wird, erweist sich in einer sich immer schneller drehenden Welt vielfach als zu unflexibel.

Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass immer mehr Geschäftsprozesse digitalisiert werden.

Mit der Entscheidung für ein modernes ERP System verschafft sich ein Unternehmen nicht nur eine Verbindung zum klassischen E-Commerce, sondern schafft auch den Sprung ins Digitalzeitalter, weil sich immer mehr Geschäftsprozesse inzwischen auch mobil abrufen lassen.

Umsatzprognosen können so beispielsweise per Knopfdruck von unterwegs erstellt werden.

Einer der größten Vorteile ist jedoch wirtschaftlicher Natur, denn der administrative Aufwand lässt sich durch die Investition in ein ERP System deutlich reduzieren.

Das spart Zeit und Kosten.

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Zukunftsfähigkeit

Die Investition in ein ERP System stellt bis zu einem gewissen Grad auch eine Investition in die Zukunfstfähigkeit des Unternehmens dar. Durch die Reorganisation und Verbesserung der Effizienz werden Unternehmensprozesse strukturierter und effizienter.

Neue Potenziale

Der technologische Vorteil eines ERP-Systems ist die Erweiterbarkeit. Sei es die Anbindung an neue Vertriebskanäle oder die Integration weiterer wertschöpfender Tools. Somit können Sie weitere Effizienzverbesserungen erwirken oder zusätzliche Verkäufe realisieren.

Wirtschaftlichkeit

Einer der Hauptgründe wieso sich die Investition in ein ERP System integriert ist die Steigerung der Wirtschaftlichkeit im Unternehmen. Diese wird einerseits durch die zunehmende Transparenz gefördert und andererseits durch Prozessautomatisierungen.
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Quellenangaben

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass der Text selbstverständlich keine vollumfängliche und stets aktuelle Darstellung des Marktes und aller verfügbaren ERP-Systeme ist. Dementsprechend sind Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Der Autor übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit und Aktualität der oben dargestellten Inhalte.
ERP-Experte Andrej Abramov

Andrej Abramov

CEO & Founder

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