Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen zählen zu den Kernaufgaben des Managements in Unternehmen.

Ressourcen wie Kapital, Personal und Betriebsmittel sind dabei so einzusetzen, dass ein Optimum an Wertschöpfung erzielt wird.

Damit eine gezielte Planung von Ressourcen des Unternehmens (Enterprise Resource Planning) gelingt, müssen Informationen zur wirtschaftlichen Lage und zur Verfügbarkeit von Ressourcen stets aktuell und jederzeit abrufbar sein.

Einzig ERP Systeme sind heute noch in der Lage die Komplexität moderner Unternehmen in ihrer Gesamtheit abzubilden und benötigte Informationen für Entscheidungsprozesse zeitnah bereitzustellen.

"Enterprise-Resource-Planning" oder Unternehmensressourcenplanung ist im Grunde ein betriebswirtschaftlicher Begriff, der sich um die optimale Zuteilung und Verteilung von Ressourcen in und um das Unternehmen herum dreht.

Da Unternehmungen zunehmend komplexer werden, was die Verwendung von Ressourcen und die Aussteuerung der betriebseigenen Prozesse anbelangt, ist eine solche Aufgabe heute praktisch nur noch mit der Nutzung von digitaler Informationstechnologie möglich.

Dementsprechend meint die Mehrheit der Personen die von einem "ERP" sprechen nicht die betriebswirtschaftliche Funktion, sondern das IT-System welches eben solche Funktionen im Unternehmen ermöglicht.

Welche Ressourcen steuert so ein System denn eigentlich?
Das kommt schon sehr auf das Unternehmen darauf an. Als Daumenregel kann man sich merken, dass ein ERP immer versucht die Strukturen eines Unternehmens bestmöglich abzubilden. Dementsprechend können die Ressourcen von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren.

Ein ERP System kommt in allen Bereichen des Unternehmens zum Einsatz. Unter anderem werden folgende Funktionen abgedeckt:

Alle Bereiche stehen über sämtliche Unternehmensebenen und Standorte hinweg miteinander in Verbindung.

Eine zentrale Datenverarbeitung ist für ERP Systeme essenziell.

Die Integration von Anwendungen und Informationen im Unternehmen vereinfacht wesentlich die Organisation von Arbeitsabläufen.

Die Geschäftsleitung kann sich dadurch schnell einen Überblick über vorhandene Ressourcen und laufende Geschäftsprozesse verschaffen.

Die Optimierung der Informationsflüsse erhöht die Transparenz aller Prozesse im Unternehmen.

Auch die Dokumentation von Prozessen wird durch ERP erheblich vereinfacht.

Ursprünglich kamen ERP Systeme vorwiegend in großen Industrieunternehmen zum Einsatz.

Inzwischen werden ERP Lösungen aber zunehmend auch in mittelständischen und kleineren Unternehmen genutzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren.

Einer der größten Vorteile von ERP ist eine einheitliche und zentrale Datenbasis für alle Geschäftsprozesse.

So werden beispielsweise die Stammdaten von Kunden und Artikeln genau ein einziges Mal erfasst.

Mit diesen Kundenstammdaten arbeiten dann alle Bereiche, für die diese Daten relevant sind wie etwa Vertrieb, Support und Rechnungsabteilung.

Die vereinfachte Datenerfassung, bei der die Datenpflege in nur einem System stattfindet, sowie die Integration von Prozessen bedeuten für die Organisation von Arbeitsabläufen eine erhebliche Erleichterung.

Nicht nur der administrative Aufwand für die Datenpflege reduziert sich spürbar, sondern auch der Zeitaufwand für die Klärung von Missverständnissen, die durch mehrfach vorhandene Datensätze mit unterschiedlichen Angaben entstehen können.

Früher waren Systeme wie Auftragsverwaltung und Buchhaltung voneinander getrennt.

Um Daten zwischen diesen beiden Systemen auszutauschen, mussten spezielle Schnittstellen entwickelt und gepflegt werden.

Auf diese Weise entstanden mit der Zeit multiple Schnittstellen, um Daten zwischen verschiedenen Subsystemen auszutauschen.

Es entstanden Entwicklerteams, die ausschließlich mit der Programmierung und Anpassung von Schnittstellen zwischen den verschiedenen Teilsystemen beschäftigt waren.

Da in einem ERP System jedoch alle Module integriert sind, bedarf es solcher Schnittstellen zum Zwecke des Datenaustauschs nicht mehr.

Der neben der Vereinfachung administrativer Prozesse vielleicht größte Vorteil eines ERP Systems ergibt sich im Berichts- und Planungswesen.

Die Reportfunktionen sind nicht jeweils auf ein einzelnes Modul beschränkt, sondern arbeiten modulübergreifend.

Ganz im Gegensatz zu früher, als man für die Auswertung von Unternehmensbereichen Daten aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen musste.

Durch die enge Verzahnung aller Module lassen sich rasch Auswertungen über das gesamte Unternehmen erstellen.