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Was ist ein ERP?

Bestimmt ist Ihnen der Begriff schon einmal untergekommen, aber was genau ist das eigentlich - dieses ERP? Und vor allem, wozu braucht man das? Erfahren Sie bei uns, wofür diese kryptische Abkürzung steht und welche Vorteile ein solches System für Unternehmen haben kann.

"Was halten Sie denn von SAP?" - Wer schon einmal mit einer solchen Frage konfrontiert wurde, aber nur Kauderwelsch verstanden hat, steht ganz bestimmt nicht alleine da. Wie der unten aufgeführte Graph von Google Trends zeigt, gibt es zu dem Suchbegriff "Enterprise-Resource-Planning" oder kurz "ERP" etliche Aufrufe in der wohl berühmtesten Suchmaschine der westlichen Hemisphäre. Allerdings kommen diese Anfragen nicht nur von Informatikern, Wirtschaftsingenieuren und IT-affinen Betriebswirten, sondern auch von Fachkräften anderer Zünfte, die sich zwangsläufig mit dem Thema auseinandersetzen müssen.

Dabei ist vielen geschäftstüchtigen Menschen gar nicht klar, worum es sich eigentlich handelt und im schlimmsten Fall wird ein solche Neuerung direkt abgeblockt, weil "...das haben wir in der Vergangenheit auch nicht gebraucht und hat es uns geschadet?". Die Antwort auf die letzte Frage mag vielleicht kurzfristig gedacht "Nein" lauten, aber deswegen ist das kein Garant für die langfristige, positive Geschäftsentwicklung Ihres Unternehmens.

Deshalb ohne weitere Umschweife, erfahren Sie hier bei uns worum es sich bei dem Stichwort ERP handelt und wann es Sinn macht ein solches System im Unternehmen zu haben.

Inhaltsübersicht

Damit Sie uns nicht verloren gehen, finden Sie hier eine kurze Inhaltsübersicht mit Sprungmarken.

Wozu braucht man ein ERP?

Welches ERP ist das richtige?

Wie richtet man das ein?

ERP Funktion
ERP Funktionalitäten im Fokus

Was macht ein ERP?

"Enterprise-Resource-Planning" oder Unternehmensressourcenplanung ist im Grunde ein betriebswirtschaftlicher Begriff, der sich um die optimale Zuteilung und Verteilung von Ressourcen in und um das Unternehmen herum dreht. Da Unternehmungen zunehmend komplexer werden, was die Verwendung von Ressourcen und die Aussteuerung der betriebseigenen Prozesse anbelangt, ist eine solche Aufgabe heute praktisch nur noch mit der Nutzung von digitaler Informationstechnologie möglich. Dementsprechend meint die Mehrheit der Personen die von einem "ERP" sprechen nicht die betriebswirtschaftliche Funktion, sondern das IT-System welches eben solche Funktionen im Unternehmen ermöglicht.

Welche Ressourcen steuert so ein System denn eigentlich?
Das kommt schon sehr auf das Unternehmen darauf an. Als Daumenregel kann man sich merken, dass ein ERP im besten Fall immer versucht die Strukturen eines Unternehmens bestmöglich abzubilden. Dementsprechend können die Ressourcen von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren.

Grundsätzlich behandelt die IT-gestützte Ressourcenplanung aber die folgenden Hauptbereiche:
  • Materialwirtschaft
  • Produktion
  • Finanz- und Rechnungswesen (FIBU)
  • Controlling 
  • Human Resources (HR)
  • F&E bzw. R&D (Forschung und Entwicklung)
  • Sales und Marketing (u.a. Customer-Relationship-Management, kurz CRM)
  • Produktinformationsmanagement (PIM)
  • Dokumentenmanagement (DM)

Datenhaltung und -verwaltung

Ein ERP-System ist für die Datenhaltung und -verwaltung im Unternehmen zuständig und ermöglicht den Zugriff auf unterschiedliche Geschäftsprozesse in den einzelnen Funktionsbereichen.

Ein- bzw. Aufteilung

Das ERP-System hilft bei der Strukturierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse und ermöglicht damit die Bildung von Effizienzen im Unternehmensalltag.

Überwachung & Steuerung

Das ERP-System generiert automatisiert Kennzahlen auf Basis der eingegebenen Daten und hilft somit bei der Auswertung und Erfolgskontrolle. Zudem unterstützt das System dabei zukünftige Trends rechtzeitig zu entdecken.

Wozu braucht man ein ERP?

Gute Frage! Gehen wir mal von einer fiktiven Firma 'Obermayr Moutainbikes' mit Sitz in Bad Reichenhall aus. Das Unternehmen stellt hochwertige Mountainbikes her, die bei Kunden sehr beliebt sind. Der Geschäftsführer Herr Obermayr hat mit dem Betrieb erst 2010 begonnen, indem er hochwertige Bauteile bei einem befreundeten Händler gekauft hat und damit die ersten paar Prototypen erstellt hat. Soweit so gut. Nun sind die Fahrräder von Herrn Obermayr über die letzten Jahre so beliebt geworden, dass er nicht nur neue Mitarbeiter für den Einkauf, sondern auch für die Produktion und den Vertrieb einstellen musste, um die große Nachfrage zu bewältigen.

Durch das organische Wachstum des Unternehmens kommen somit auf Dauer immer mehr zusätzliche betriebliche Funktionen hinzu, die alle intern koordiniert werden müssen. Ein Beispiel: Als Herr Obermayr noch selbst mit dem Bau der Fahrräder beschäftigt war, hat er die bestellen Bauteile einfach in einer Excel-Liste notiert und dort die Einkaufspreise mit eingetragen. So konnte er schnell und übersichtlich feststellen, wieviel Geld er für die Bauteile ausgegeben hat und welchen Umsatz er erwirtschaften muss, um die Kosten mindestens zu decken und zusätzlich noch Gewinn zu machen. Jetzt, da Herr Obermayr mehrere Mitarbeiter hat, die alle unterschiedliche Aufgaben haben, wird eine solche Aufgabe mit einem lokal gespeicherten Excel-Dokument sehr unübersichtlich. Denn es gibt keine Möglichkeit, dass Mitarbeiter gleichzeitig auf das Dokument zugreifen können - zudem brauchen die Mitarbeiter auch alle unterschiedliche Informationen aus dem Dokument: Während im Einkauf wichtig ist, welche Bauteile gerade noch im Lager verfügbar sind und wann Nachschub eingekauft werden muss, ist der Vertriebsmitarbeiter eher damit beschäftigt die Kundenprofile zu überprüfen, um zu sehen welche Kunden bald wieder neue Fahrräder benötigen.

Sie sehen an Hand dieses fiktiven Beispiels, dass ein effizientes Management der betrieblichen Prozesse naturgemäß ab einer gewissen Unternehmensgröße sehr komplex werden kann, wenn man auf herkömmliche Mittel wie z. B. Officeprodukte zurückgreift. Damit ein Betrieb wachsen kann und z. B. noch weitere Filialen in anderen Ortschaften eröffnen kann, braucht es also ein gemeinsames Planungsinstrument, welches für alle unternehmensbezogenen Bereiche ein höchstmögliche Transparenz über die betriebsinternen Prozesse bietet. Denn nur so kennen alle Mitarbeiter den IST-Zustand (z. B. 500 Fahrräder auf Lager, Bauteile müssen neu beschaft werden und die Produktion ist gegenwärtig zu 50% ausgelastet) und können somit ihrer Funktion einfach nachgehen, ohne an erster Stelle sehr viel Zeit damit aufzuwenden, Informationen von anderen Stellen einzuholen.

Kurze Zusammenfassung:
Ein ERP schafft also Transparenz über die betrieblichen Prozesse und ermöglicht die Skalierbarkeit, sofern das Unternehmen wachsen möchte. Das ist natürlich bei Weitem nicht alles was ein modernes ERP bewältigen kann, aber wir wollten Ihnen ja auch nur eine einfache Illustration zur Sinnhaftigkeit eines ERPs bieten.
Enterprise-Resource-Planning Überblick
ERP hilft Transparenz, Skalierbarkeit und Effizienz

Transparenz

Mit Hilfe eines ERP-Systems wird eine hohe Transparenz geschaffen, die es nicht nur Managern, sondern auch diversen anderen Mitarbeitern des Unternehmen ermöglicht, effektive Maßnahmen abzuleiten.

Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen wächst, wächst das ERP einfach mit. Durch die Skalierbarkeit der Software wird das organische Wachstum des Unternehmens optimal unterstützt.

Effizienz

Das ERP-System hilft nich nur Zeit zu sparen, sondern sorgt auch für einen geringeren Verwaltungsaufwand. Dementsprechend lässt sich mit einer ERP-Integration die Effizienz des Unternehmens steigern.
Passendes ERP-System finden
Passendes ERP-System finden

Und welches ERP ist jetzt das "Richtige"?

Bei einem ERP handelt es sich also um eine Softwarelösung, die entweder auf einem Großrechner oder Server installiert wurde, oder aber eine cloudbasierte Variante die über einen Browser bedient werden kann. Letzteres wird auch oft als SaaS oder "Software-as-a-Service"-Lösung bezeichnet. Damit klärt sich aber noch lange nicht, welches ERP das richtige System für das eigene Unternehmen ist.

Um das richtige ERP-System zu finden, raten wir unseren Kunden dazu sich über folgende drei Stellschrauben Gedanken zu machen:
  • Welcher Industrie/Branche gehören wir an?
  • Wieviele Angestellte brauchen einen Zugang zum ERP?
  • Welche Prozesse soll das ERP digital abbilden?
Sie fragen sich jetzt vielleicht: "Wieso ist es relevant in welcher Branche wir tätig sind?". Ganz einfach, dadurch dass Branchen teilweise sehr unterschiedliche Unternehmensprozesse haben, gibt es einige Speziallösungen die explizit auf die Bedürfnisse von Unternehmen in den jeweiligen Branchen zugeschnitten sind.

Die zweite Frage ist ebenso simpel wie aussagekräftig - da so gut wie alle ERP-Anbieter ihre Nutzungslizenz per Nutzer kalkulieren, steigern sich die Kosten der Implementierung mit der Anzahl der Mitarbeiter die einen Zugang zum System brauchen. Dementsprechend müssen sich Unternehmen im Vorfeld Gedanken machen, wer einen Zugang zum System benötigt um die initialen Investitionskosten bestmöglich abschätzen zu können.

Die letzte Frage klärt ab, ob das ERP in seiner Standardausführung schon sehr gut das Unternehmen abbilden kann, oder ob zusätzliche Individualisierungen erforderlich sind. Individualisierungen von ERPs sind die Königsdisziplin im Implementierungsprozess, da ein ERP-System im besten Fall so gut an ein Unternehmen angepasst werden sollte, wie ein Maßanzug vom Schneider beim Menschen.

Wenn Sie sich jetzt immernoch fragen, welche ERP-Systeme es auf dem Markt gibt, dann finden Sie bei uns hier mehr Informationen.

Industrie

Die Industriezugehörigkeit ist bei der ERP-Wahl entscheidend. Viele Industrien haben eigene ERP-Software, die in besondere Weise die Anforderungen der zugehörigen Unternehmen berücksichtigt.

Lizenzanzahl

Wieviele Personen brauchen Zugang zu der Software? ERP-Lösungen werden in der Regel mit Platzlizenzen verkauft - das heisst, je mehr Mitarbeiter das System nutzen, desto kostenintensiver die Anschaffung und der laufende Betrieb.

Individuallösungen

Welche Unternehmensprozesse können nicht mit Standardsoftware abgebildet werden? Unternehmen sollten mit Bedacht entscheiden, welche Lösungen individualisiert programmiert werden müssen.

Wie führt man ein ERP ein?

Eine ERP-Einführung in ein Unternehmen wird in vielen Fällen sehr dramatisch dargestellt. Wenn Sie sich im Internet umsehen, werden Sie auf viele Artikel oder sogenannte "Case Studies" stoßen, die mit einer großen Vehemenz auf die Probleme von ERP-Implementierungen hinweisen. Nur kurz zu Ihrer Beruhigung: Das muss nicht so sein!

Selbstverständlich ist es kein Spaziergang eine solch umfassende Software in ein Unternehmen zu integrieren, die alle betrieblichen Funktionen abbildet und zudem auch noch individuelle Einzelentwicklungen beinhaltet. Unserer Erfahrung nach entstehen die größten Herausforderungen in der Bündelung der bestehenden Daten im Unternehmen, da diese teilweise sehr stark verstreut sind. Weitere Aspekte die kritisch für eine erfolgreiche Implementierung sind, ist die individuelle Abbildung von Unternehmensprozessen. Wir sprechen hier immer von der Königsdisziplin in der ERP-Integration: Der Individualisierung und Automatisierung von Einzelprozessen.

Generell läuft eine ERP-Implementierung wie folgt ab:
  1. An erster Stelle muss ermittelt werden, welche Prozesse das Unternehmen digital abbilden möchte. Ist eine Insellösung gewünscht, z. B. nur für die Materialplanung und die Finanzbuchhaltung? Oder soll das ganze Unternehmen abgebildet werden, inklusive Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Dokumentenmanagement (DM)?
  2. Dann werden vom ERP-Beratungsunternehmen die entsprechenden Module ausgesucht und installiert, die bestmöglich mit den Wünschen des Unternehmens korrespondieren.
  3. Zu guter Letzt werden die Aspekte, welche nicht mit den Standardmodulen abgebildet werden mit individuellen Programmierungen gelöst
Wichtig für eine erfolgreiche und reibungslose Implementierung ist also, dass das Unternehmen sich in Zusammenarbeit mit dem beratenden ERP-Dienstleister im Vorfeld Gedanken darüber macht, welche Abteilungen im ERP berücksichtigt werden sollten. Wenn die Anforderungen im Vorfeld optimal formuliert sind, wird eine deutlich verlässlichere Basis dafür geschaffen, die Software erfolgreich und ohne große Herausforderungen zu implementieren.

Um es abschließend noch einmal zu verdeutlichen:
Eine ERP-Integration in Unternehmen ist unserer Erfahrung nach kein Hexenwerk mehr, gerade weil die Softwarepakete heutzutage sehr modular und dementsprechend flexibel sind.
Problemlose ERP Integration
Problemlose ERP Integration

Umfang der Implementierung

Eine weitreichende Entscheidung: Soll das ERP-System nur für einzelne Abteilungen implementiert werden, oder in das gesamte Unternehmen?

Beratung

Eine erfahrenes ERP-Beratungsunternehmen sollte den Unternehmens-Bedarf genau analysieren und entscheiden, welche Standardmodule verwenden werden können und an welchen Stellen Individuallösungen erforderlich sind.

Individualisierung

Individuallösungen sind wie das Salz in der Suppe. Gerade durch solche Leistungen lassen sich große Effizienzgewinne im Unternehmen verbuchen.
ERP-Experte Andrej Abramov

Andrej Abramov

CEO & Founder

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