ERP Automatisierung

Lernen Sie bei uns:
  • Was Automatisierung ist
  • Welche Arten von Automatisierung es gibt
  • Welche Relevanz sie für das Business hat
  • Mehr über Prozessautomatisierung im ERP

ERP Automatisierung

Lernen Sie bei uns:
  • Was Automatisierung ist
  • Welche Arten von Automatisierung es gibt
  • Welche Relevanz sie für das Business hat
  • Mehr über Prozessautomatisierung im ERP
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Was ist Automatisierung?

Schon immer haben Menschen mehr oder weniger komplexe Werkzeuge und Maschinen zwecks Erleichterung der täglichen Arbeit erfunden.

Der Einsatz eines Werkzeugs oder einer Maschine bezog sich dabei grundsätzlich auf einzelne Arbeitsschritte, die aber weiterhin von Menschen kontrolliert und gesteuert wurden.

Maschinen automatisieren Prozesse

Innerhalb von Produktionsprozessen umschreibt Automatisierung im Allgemeinen die durch technischen Fortschritt ermöglichte Übernahme von Arbeitsschritten durch Maschinen.

Durch zusätzliche Bündelung einzelner Schritte können Produktionsprozesse noch weiter rationalisiert werden, wodurch sich mehr Produkte pro Zeiteinheit herstellen lassen.

Dies führt zu einer höheren Produktivität und beschleunigt das Wachstum. Stetige technische Innovationen treiben zudem die Weiterentwicklung von Maschinen permanent voran.

Arten der Automatisierung

Im Produktionsprozess werden prinzipiell zwei Arten der Auto-matisierung unterschieden: Teilautomatisierung und Vollautomatisierung – je nach Automatisierungsgrad.

Das Ziel dabei ist, wiederkehrende Produktionsabläufe so weit wie möglich automatisiert von Maschinen ausführen zu lassen, um die Produktivität weiter zu steigern.

Ergänzt werden die beiden „klassischen“ Arten der Automatisierung heutzutage durch flexible Fertigungssysteme. Man spricht hier auch von flexibler Automatisierung.

Dabei werden Anlagen und Maschinen so konstruiert, dass sie komplexe Operationen simultan ausführen können.

Der Einsatz von Robotern und größtmögliche Modularität auf der Werkzeugebene erlauben beispielsweise die gleichzeitige Durchführung unterschiedlicher Montagevorgänge.

Inzwischen befinden wir uns an der nächsten, Industrie 4.0 genannten Schwelle, bei der kontrollierende und steuernde Tätigkeiten von Maschinen übernommen werden.

Digitalisierung und künstliche Intelligenz versetzen Maschinen in die Lage, miteinander zu kommunizieren und Prozesse autonom zu steuern.

Die Maschinen lernen dabei, sich selbst und die auszuführenden Prozesse zu optimieren. Auch auf dieser Ebene entstehen neue hoch qualifizierte Jobs.

Irgendwer muss die Maschinen schließlich programmieren, ihnen also beibringen, Informationen sinnvoll untereinander auszutauschen.

Doch lässt sich dieses Konzept der Automatisierung von Prozessen und der Selbstoptimierung ohne Weiteres auf Prozesse in ERP Systemen übertragen und umsetzen?

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Welche Relevanz hat die Automatisierung im modernen Geschäftskontext?

Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, sei gesagt, dass sich die Automatisierung im modernen Geschäftskontext nicht nur auf die Produktion von Gütern beschränkt, sondern inzwischen fast alle Lebensbereiche erfasst hat.

Der als digitale Transformation beschriebene Wandel bringt den Sachverhalt genau auf den Punkt, denn in allen der Produktion vor- und nachgelagerten Bereichen hat der Umbruch bereits eingesetzt: Von der Beschaffung über die Logistik bis hin zum Zahlungsverkehr findet eine Automatisierung von Prozessen statt.

Naheliegend ist daher die Annahme, dass die Automatisierung ERP Systeme ebenfalls durchdrungen hat.

Automatisierung im ERP

Im ERP-Umfeld stellt Prozessplanung eine zentrale Kategorie dar. Sie leitet sich aus den ERP-Workflows ab, welche analysierte und damit bereits bekannte Arbeitsabläufe abbilden.

Das komplexe Regelwerk dahinter wird in der Business-Software von Algorithmen überwacht.

Diese erkennen, unter welchen Bedingungen welche Prozesse wie zu steuern sind. Kurzum: Vieles läuft im ERP vollautomatisch im Hintergrund ab.

Der einzelne Mitarbeiter muss nicht mehr alle Details eines Prozesses kennen.

Auch muss er keine Entscheidungen treffen und eingreifen, weil die Software ihm dies größtenteils abnimmt.

Das bedeutet aber auch, dass auf der Sachbearbeiterebene weniger Arbeitskräfte benötigt werden.

Angesichts des Fachkräftemangels ist das ein nicht zu unterschätzender Aspekt, denn anders als durch Automatisierung von Prozessen lassen sich Effizienzvorteile für das betriebliche Wachstum kaum noch bereitstellen.

Für das Unternehmen bedeutet die Automatisierung des ERP aber auch, dass immer weniger Mitarbeiter die Hintergründe von Arbeitsabläufen genau kennen und bewerten können.

Das Wissen verlagert sich durch die automatische Prozessplanung auf die Programmierer.

 

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Wir sind Experten auf dem Gebiet der Prozessautomatisierung für Sage 100cloud, Sage 100 und Sage Office Line und helfen Ihnen gerne weiter.

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Typische Prozessautomatisierungen im ERP

Beim Erfassen von Dokumenten

Automatisiertes Erfassen von Formularen und Rechnungen über Scanner inkl. Auslesen von relevanten Daten in Datenbanken. Manuelles Erfassen ist nicht mehr nötig.

Bei der Kontrolle von Dokumenten

Nur noch fehlerhafte Dokumente werden dem Sachbearbeiter angezeigt. Korrekt ausgefüllte Formulare bekommt er gar nicht mehr vom System vorgelegt.

Der Sachbearbeiter muss bei dem größten Teil von zu bearbeitenden Dokumenten keine manuellen Freigaben mehr machen, weil der automatisierte Prozessablauf des ERP Systems automatisch erkennt, wenn Angaben korrekt sind und die Dokumente dann zur nächsten Bearbeitungsstufe weiterreicht.
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Beispiel: Automatisierte Prozessplanung im Bestellwesen

Die Automatisierung von Prozessabläufen im ERP System wird im Onlinehandel (oder E-Commerce) besonders deutlich, weil hier alle Prozesse ineinandergreifen.

Nicht nur die Bestellabwicklung über das Internet ist komplett automatisiert, sondern auch alle anderen Prozesse laufen im ERP System weitgehend automatisch ab.

Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Versanddokumente werden dementsprechend automatisch erstellt, ohne dass ein Sachbearbeiter hier manuell eingreifen müsste.

Je nach Automatisierungsgrad erstellt das ERP System entweder Picklisten oder funkt die Daten direkt an Lagerroboter, die die Waren aus dem Lager entnehmen.

Die Lagerbestände sind immer aktuell, weil das System weiß, ob und in welcher Menge ein Artikel vorrätig ist und in wo sich die Bestände aktuell im Lager befinden.

Auch die Bestandsanpassung erfolgt automatisch.

Geht ein Artikel zu Neige, werden im System automatisch eine oder mehrere Bestellungen generiert, um sich wieder ausreichend mit dem Artikel zu bevorraten.

In welcher Menge ein Artikel zu bestellen ist, hängt ganz maßgeblich von dessen durchschnittlicher Umschlaggeschwindigkeit ab.

Da im ERP System alle Daten hierzu bereits vorliegen, kann das System das mengenmäßige Optimum des zu bestellenden Artikels errechnen.

Hierbei fließen natürlich noch andere Daten mit ein, wie die Lieferzeiten von Herstellern und Großhändlern, um die optimale Losgröße bestimmen zu können.

Bei Produktionsvorgängen sind automatisierte Berechnungen dieser Art essentiell, damit Prozesse entlang der Wertschöpfungskette nicht ins Stocken geraten.

Das Beispiel zur automatisierten Bestellung von Waren zeigt recht anschaulich, wie im ERP Prozesse hochgradig automatisiert ablaufen. Auch alle übrigen Prozesse laufen im ERP nach demselben Schema ab.

So besitzt das ERP System Schnittstellen zu Versand- und Zahlungsdienstleistern.

Jederzeit weiß das ERP, ob und wann die Bestellung bezahlt wurde.

Bei Überschreitung eingeräumter Zahlungsfristen kann es automatisierte Mahnverfahren über offene Beträge selbsttätig auslösen.

Kein Mitarbeiter muss mehr ins System, um offene Salden zu prüfen und im Bedarfsfall Mahnungen zu generieren.

Anstatt sich mit Routineaufgaben zu befassen, können sich Sachbearbeiter den wirklich kniffligen Fällen widmen.

Also wenn beispielsweise eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde, weil der Zahlbetrag mit einer zugesagten, aber noch nicht erfolgten Gutschrift aus einer vorhergehenden Reklamation verrechnet werden soll.

Unternehmen profitieren von der Automatisierung ihres ERP Systems

Für Unternehmen gilt: Je höher das ERP System automatisiert ist, desto effizienter kann es arbeiten.

Nur wenn möglichst viele Prozesse nahtlos ineinandergreifen, können Geschäftsabläufe optimiert und Kosten eingespart werden.

Das setzt voraus, dass vor einer Einführung nicht nur Geschäftsabläufe, sondern auch deren Automatisierungspotenziale erkannt werden, damit Prozesse im ERP später auch automatisiert ablaufen können.

Viele Unternehmen entscheiden sich oft aus Kostengründen bei ihrer ERP-Einführung, einige Prozesse vorerst nicht zu automatisieren und auf wichtige Funktionen zu verzichten. Diese Vorgehensweise ist nachvollziehbar, birgt aber Risiken.

Die Erfahrung zeigt, dass viele ERP-Projekte oft daran scheitern, dass strategische Vorgaben oft unzureichend sind und wichtige organisatorische Aspekte vom Management nicht bedacht wurden.

Um es auf den Punkt zu bringen: Wenn Automatisierungspotenziale im ERP erkannt werden, sollten sie nach Möglichkeit auch umgesetzt werden.

Je früher das geschieht, umso höher ist der Beitrag, den das ERP System zur Wertschöpfung leisten kann.

Die zukünftige Entwicklung hinsichtlich der ERP-Automatisierung wird maßgeblich davon abhängen, wie sich die Prozessautomatisierung in der Produktion weiterentwickelt.

Es ist davon auszugehen, dass digital ermittelte und übertragene Daten eine noch größere Rolle im ERP spielen werden.

Im Grunde ist die automatisierte Prozessplanung eine logische Folge oder auch konsequente Weiterentwicklung von ERPs in Zeiten flexibler Automatisierung.

ERP Systeme werden im Digitalzeitalter nicht nur eine wichtige Rolle spielen, sondern ihr Einfluss wird sogar noch zunehmen.

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Sage ERP Automatisierung

Genug Grundwissen getankt? Da Sie nun wissen, wie wichtig die Automatisierung für ERP Systeme für Unternehmen ist, sollten Sie sich auch Gedanken über Ihr eigenes Unternehmen machen.

Eine unserer Kernkompetenzen stellt die Automatisierung der ERP-Systeme Sage 100cloud, Sage 100 und Sage Office Line dar. Durch unsere langjährige Erfahrung in der Optimierung von ERP-Systemen konnten wir für Unternehmen unterschiedlicher Branchen Eigenentwicklungen schaffen, die zu einer nachhaltigen Steigerung des betrieblichen Erfolgs beigetragen haben.

Erfahren Sie bei uns, welche Möglichkeiten auch für Ihr Unternehmen aus der Automatisierung von Sage 100cloud, Sage 100 und Sage Office Line resultieren.

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Wir sind Experten auf dem Gebiet der Prozessautomatisierung für Sage 100cloud, Sage 100 und Sage Office Line und helfen Ihnen gerne weiter.

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Unser Prozessablauf bei der Automatisierung

Schritt 1 – Analyse

Mit Hilfe eines standardisierten Fragebogens verschaffen wir uns einen ersten Eindruck über die Ablauforganisation in Ihrem Unternehmen und ermitteln daraus potenzielle Engpässe und zusammenhängende Schwachstellen.

Schritt 2 – Beratung

Basierend auf den Ergebnissen aus Schritt 1 konzipieren unsere Experten für Automatisierungssysteme eine passgenaue Lösung für Ihr Unternehmen. Dabei werden selbstverständlich alle individuellen Anforderungen mit berücksichtigt, die Ihr Geschäftsbetrieb mit sich bringt.

Schritt 3 – Implementierung

Wenn Ihnen die Lösung zusagt, wird an Hand der zuvor festgelegten Spezifikationen eine performante Lösung programmiert, die Ihre Geschäftsprozesse an den entsprechenden Stellen automatisiert und fokussiert.

Schritt 4 – Qualitätssicherung

Nach der erfolgreichen Implementierung der Automatisierungsprozesse wird die Funktionalität der Lösung überprüft und gegebenenfalls nachträglich feinjustiert.

ERP-Experte Andrej Abramov

Andrej Abramov

CEO & Founder

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